--- title: "Kontakte." canonical: "https://dokucenter.yuutel.at/space/Dokucenter/2296119330/Kontakte." format: markdown --- ## Überblick ![image-20220101-100707.png](media://e89669d4-70f9-437f-883f-8c0ccfe8b8b7) ## Symbole Kontaktverwaltung ![image-20220101-100748.png](media://a9d5910c-0b20-4adf-afa9-da3ef99495f1) ![image-20220101-100805.png](media://ce044111-de42-4718-b1fc-61983f8222ef) ## Anzeige und Sortierung Im Bereich **Kontakte **werden alle Kontakte aus allen Telefonbüchern angezeigt. Es gibt **zwei Anzeigearten**: - Anzeige von Kontaktkarten in Rasterform - Anzeige als Liste Umschalten: **Liste-Symbol / Raster-Symbol ***rechts unten* ![image](media://94c562ba-978c-470b-9615-5694a7286a5b) ### Rasteransicht Die Kontaktkarten der Rasteransicht zeigen den Präsenzstatus und bieten Symbole zum Anrufen, Mailen, Chatten etc. ![image](media://d55cd1ba-0010-41bf-b446-346737b15e6b) Gegebenenfalls wird auch der Rufstatus eines Kontakts mit Namen bzw. Nummer des Gesprächspartners angezeigt. #### Sortierung Rasteransicht In der Rasteransicht sind drei Sortierungen möglich. - Reihung nach Vornamen: **Sortier-Symbol ***rechts unten*. - Reihung nach Nachnamen: **Sortier-Symbol ***rechts unten*. - Reihung nach der Firmendurchwahl: Option *interne Nummer *unter **Sortierung ***rechts unten*. > ℹ️ Bei Kontaktgruppen gibt es die zusätzliche [Sortieroption ](#)benutzerdefiniert. Dies ist die manuelle Reihung, die man in der Kontaktgruppen-Verwaltung vornehmen kann. ### Detailansicht (Raster) In der Rasteransicht gibt es eine Detailansicht, die alle Informationen anzeigt, die zu einem Kontakt eingetragen sind. ![image-20220101-102532.png](media://3221ca95-cf5d-434d-8d67-d4a3797dc681) **Detailansicht öffnen: **Verwenden Sie den **kleinen grauen Pfeil **im *unteren rechten Eck der Kontaktkarte*. Wenn eine Adresse eingetragen ist, können Sie das **Standort-Symbol **anklicken, um die Adresse zu lokalisieren. ![image-20220101-102551.png](media://46f9313a-6ab8-44af-95a5-ea3c6a9aad47) ### **Listenansicht** In der Listenansicht wird in der ersten Spalte ein Symbol für den Präsenzstatus angezeigt. ![image](media://8ad05f2e-7615-473a-849d-113ff9610263) In der Listenansicht gibt es ein **Kontextmenü **für kontaktbezogene Aktionen wie Favoritenauswahl, Standardnummer setzen etc. #### Spaltenauswahl Sie können auswählen, welche Spalten angezeigt werden: 1. Klicken Sie mit der **rechten Maustaste **auf die **Titelzeile **der Liste. 2. Klicken Sie im Kontextmenü die gewünschten Spalten an, um sie ein- oder auszuschalten. #### Sortierung Listenansicht Zum Sortieren klicken Sie den jeweiligen **Spaltentitel **an. > ℹ️ Wenn Sie zwei Sortierkriterien brauchen, klicken Sie zuerst die Spalte mit dem zweiten Kriterium an. #### Anzeige der Kontaktgruppen Kontaktgruppen werden als neue **Registerkarten **neben der Gesamtliste *Kontakte *angezeigt. Die **Reihenfolge **der Gruppen wird in der [Kontaktgruppen-Verwaltung ](#)festgelegt. ## Filterung nach Telefonbuch Die [Kontakte ](#)können aus mehreren Quellen kommen. Mit den **Filter-Symbolen **unterhalb der Kontaktliste können Sie die Liste auf eine Kontaktquelle einschränken, also z.B. nur Firmenkontakte anzeigen lassen, oder nur private Kontakte etc. Die Filterung wird angezeigt: Blaues Symbol. Um sie wieder aufzuheben, klicken Sie das jeweilige Symbol noch einmal an. ![image](media://9af2e7b8-b155-46d3-8784-ed45bdaa7d90) > ℹ️ Beachten Sie, dass die eingestellte Filterung für alle Listen, also auch für die Kontaktgruppen, gilt. ### Filter für Call Center-Kontakte Im Call Center können eigene Call Center-spezifische Adresslisten geführt werden. Diese Listen werden gleich wie andere Kontaktgruppen angezeigt. Wenn Sie alle Call Center-Kontakte herausfiltern wollen, gehen Sie so vor: 1. Rufen Sie die Gesamt-Kontaktliste auf. 2. Verwenden Sie das Filter-Symbol für Call-Center-Kontakte. ## Kontakte suchen #### Suchleisten und Suchbereiche Im yuuphone*** ***Callcenter Softphone gibt es zwei Suchleisten. #### Obere Suchleiste: Mit der oberen Suchleiste suchen Sie immer in **allen Kontakten**. Die Suchergebnisse werden in einer eigenen Liste angezeigt, die an der Suchleiste „hängt“ (Pop-up-Liste). ![image](media://46f73dfc-5c68-4c7f-bb4f-43f29943de22) #### Navigieren in der Pop-up-Liste: Auf die Namen klicken, um Kontaktdetails einzusehen. Auf-/Ab-Pfeiltasten auf der Tastatur — durch die Liste bewegen. Links-/Rechts-Pfeiltasten auf der Tastatur — weitere Telefonnummern des Kontakts aus-/einklappen. #### Untere Suchleiste: Mit der unteren Suchleiste können Sie in den Kontaktgruppen suchen — oder auch in der Gesamt-Kontaktliste. ![image-20220101-103325.png](media://59910b22-4c74-44dc-8439-9b8a20fd911e) Der verwendete Suchbegriff gilt dabei standardmäßig nur für die jeweilige Liste. Sie können einstellen, dass der Suchbegriff immer für alle Listen gilt. Schalten Sie dazu diese Option ein: *Einstellungen | Erweitert | Anwendungs-Einstellungen | Einheitliche Suche einschalten* > ℹ️ Es kann sein, dass die obere Suchleiste mehr Suchergebnisse anzeigt als die untere Suchleiste. [Exchange Server- und LDAP- Kontakte](#) werden nur bei der oberen Suchleiste in die Suche einbezogen. #### Suchen — Vorgangsweise **Suchen: **Tippen Sie in der Suchleiste Teile des Namens oder der Nummer oder von sonstigen Angaben zum Kontakt ein. Die Suchauswahl bleibt erhalten solange Sie die Suche nicht beenden. **Suche beenden: **Es gibt drei Methoden: - X-Symbol rechts in der Suchleiste anklicken - Suchbegriff löschen - Esc-Taste drücken #### Sucheingaben Es werden alle Kontaktfelder nach dem eingegebenen Suchbegriff durchsucht, also alle Nummerntypen, E-Mail-Adresse, Position, Unternehmen, Postadresse, etc. Mehrere mit Leerzeichen getrennte Wörter bzw. Zeichenfolgen schränken die Suche ein auf die Personen, bei denen alle Zeichenfolgen vorkommen. Beispiele für Sucheingaben: ![image-20220101-103441.png](media://348c937b-8190-4318-a563-1e91703edc6b) ## Telefonbücher ### Kontaktarten bzw. Kontaktquellen Es gibt verschiedene Arten von Kontakten, je nachdem aus welcher Quelle sie kommen: - **Unternehmenskontakte: **Kontakte aus dem Firmentelefonbuch stehen immer zur Verfügung und sind immer aktuell. ![image-20220101-103849.png](media://e6699a80-1d8f-45d6-a45e-668ae110e604) - **Private Kontakte: **Alle Kontakte, die Sie selbst im Programm erfassen, werden als private Kontakte bezeichnet. Diese Kontakte sehen nur Sie selbst. Sie sind auf dem Server gespeichert und stehen Ihnen daher auf jedem Endgerät zur Verfügung, auf dem Sie das Programm verwenden. - **Kontakte aus einem lokalen Adressbuch **(Apple MacIntosh) bzw. aus **Outlook **(Microsoft Windows) können Sie wahlweise in das Programm übernehmen — siehe Synchronisation. - **Kontakte aus einer CSV-Datei: **Sie können Kontakte in einer externen Datei speichern und im Programm verwenden — siehe Synchronisation. Sie können die Datei auch z.B. im Firmennetzwerk ablegen, um sie mit Kollegen zu teilen. - **Kontakte von einem Exchange Server oder LDAP-Server:** Zusätzlich bereitgestellte Firmenadresslisten — siehe Synchronisation. Diese Kontakte haben dasselbe Symbol wie Unternehmenskontakte. In den Kontaktdetails ist am **Symbol **erkennbar, aus welcher Quelle der Kontakt kommt. > ℹ️ Sie können nur private Kontakte ändern. Alle anderen sind im Programm nicht änderbar, sie werden nur zur Verwendung bereitgestellt. ### Synchronisation #### Einstellungen | Allgemein | Kontakte Mit den Synchronisationseinstellungen entscheiden Sie, welche **externen Kontaktquellen **verwendet werden sollen. Dies betrifft Kontakte aus einem lokalen Adressbuch (Mac) bzw. aus Outlook (Windows), Kontakte von einem Exchange Server und Kontakte aus einer CSV-Datei. Solche Kontakte müssen regelmäßig aktualisiert, das heißt synchronisiert werden. #### Synchronisation, Intervall 1. Wählen Sie *Einstellungen | Allgemein | Kontakte*. 2. *Synchronisieren alle ... Minuten*: Stellen Sie hier das Intervall ein. Die Einstellung gilt für alle darunter aktivierten Kontaktquellen. *Jetzt abgleichen*: Damit werden alle aktivierten Kontaktquellen sofort synchronisiert, unabhängig vom gewählten Intervall. ![kontakte.png](media://421e322c-e5f9-417a-ab7f-a41e0cd37e12) #### Kontaktquellen einschalten / ausschalten 1. Wählen Sie *Einstellungen | Allgemein | Kontakte*. 2. Mit **Anhaken **der folgenden Optionen entscheiden Sie, ob die jeweilige Kontaktquelle verwendet werden soll. Details siehe unten. - *Synchronisation mit Microsoft Outlook *bzw.  *mit lokalem Adressbuch* - *Kontakte von Exchange Server herunterladen* - *Mit CSV-Datei synchronisieren* Wenn Sie eine Option **ausschalten**, werden die jeweiligen Kontakte aus dem Programm entfernt. > ℹ️ Das Entfernen bedeutet nicht, dass die Kontakte gelöscht werden. Sie werden nur nicht mehr im Programm angezeigt. #### Outlook-Kontakte / lokales Adressbuch Die Synchronisation ist mit Microsoft Office 2007 oder höher möglich. *Ausgewählte Kontaktordner*: Sie können aus den Unterordnern des lokalen Adressbuchs auswählen, um nur aus diesen die Kontakte zu übernehmen. #### Exchange Server-Kontakte, LDAP In manchen Unternehmen werden große Adresslisten über einen **Exchange-Server **gepflegt. Dann können Sie die Synchronisation einschalten, um auf diese zuzugreifen. *Ausgewählte globale Adresslisten*: Mit dieser Option können Sie die Synchronisation auf einzelne Adresslisten beschränken. Von einem Exchange Server bezogene Kontakte werden in ein lokales Verzeichnis kopiert, aber **nicht in der Kontaktliste angezeigt**, da die Listen meist zu umfangreich sind. Sie werden aber **durchsucht**, wenn Sie einen Anruf bekommen oder nach einem Kontakt suchen. Erst wenn ein solcher Kontakt für einen Anruf verwendet wurde, bleibt er auch in der Kontaktliste sichtbar. Weiters kann es Kontakte von einem **LDAP**-Server geben. Diese werden immer ins Programm übernommen. Sie werden aber, wie Exchange-Kontakte, nur bei der Suche berücksichtigt und nicht in der Kontaktliste angezeigt. #### CSV-Datei Die Einträge in der CSV-Datei müssen ein bestimmtes Format haben. Sie können dies in der mitgelieferten Beispieldatei sehen — sie liegt im Installationsverzeichnis des Programms und kann mit dem Link *Vorlage *aufgerufen werden. *CSV-Datei auswählen*: Geben Sie hier den Speicherort der Datei an. Ändern Sie gegebenenfalls die folgenden Einstellungen: - *Charset*: Als Character set wird in den allermeisten Fällen UTF-8 verwendet, das den umfassendsten Zeichensatz bietet. - *Textbegrenzer*: Wenn Sie nicht das Format der mitgelieferten Vorlage verwenden, geben Sie hier an, welches Zeichen für die Trennung der Einträge eines Datensatzes verwendet wird. - *Zeichen für Anführung*: Wenn das Textbegrenzer-Zeichen in einem Eintrag benötigt wird, muss der Eintrag mit Anführungszeichen versehen werden, damit die Struktur des Datensatzes korrekt bleibt (z.B. *Mustermann, Otto, „Postgasse 7, Tür 9“, 33719, Bielefeld*). > ℹ️ Wenn die Struktur der Datensätze in der CSV-Datei nicht korrekt ist oder der Zeichensatz nicht passt, werden die Daten nicht eingelesen. Es gibt keine Fehlermeldung, die Kontakte sind aber nicht verfügbar. ### Verknüpfung von gleichen Kontakten #### Einstellungen | Erweitert | Kontakte verknüpfen Wenn es Kontakte mit dem gleichen Vor- und Nachnamen in mehreren Telefonbüchern gibt, **verknüpft **das Programm diese automatisch und zeigt sie als **einen Kontakt **an. Dies betrifft nur die Anzeige, es werden keine tatsächlichen Änderungen an den einzelnen Kontakteinträgen gemacht. In der Detailansicht des verknüpften Kontakts werden gegebenenfalls **mehrere Kontaktquellen-Symbole **angezeigt. > ℹ️ Wenn Sie einen verknüpften Kontakt löschen, wird dabei ausschließlich der private Kontakt gelöscht. Beispiel: Wenn Sie für eine Person aus Ihrer Firma einen Kontakt mit der privaten Telefonnummer anlegen, werden der private und der Firmenkontakt als ein Kontaktangezeigt. Es gibt aber ein Stift-Symbol, mit dem Sie den privaten Kontakt ändern können. Wenn Sie den Namen ändern, werden wieder zwei Kontakte angezeigt. Da Namensgleichheiten durchaus vorkommen, können Sie unter *Einstellungen | Erweitert | Kontakte verknüpfen *als weiteres Vergleichskriterium *Firma *aktivieren. Dann werden nur Kontakte zusammengenommen, bei denen sowohl der Name als auch die Angabe im Feld *Unternehmen *exakt übereinstimmen. > ℹ️ Derzeit kann nur Firma als zusätzliches Kriterium verwendet werden. ## Kontakt erstellen #### Kontakte | Kontakt hinzufügen Kontakte, die Sie selbst erstellen, sind immer als private Kontakte kategorisiert. Sie müssen bei einem neuen Kontakt mindestens einen Nachnamen eintragen, alle anderen Felder sind optional. 1. Wählen Sie im Menü *Kontakte | Kontakt hinzufügen*. 2. Tragen Sie die Daten ein. 3. Speichern Sie den Kontakt mit **Kontakt hinzufügen**. **Bild hinzuzufügen: **Klicken Sie auf den Bild-Platzhalter und wählen Sie die gewünschte Datei aus. *Arbeit*, *Mobil*, *Privat*: Diese Felder sind für Telefonnummern gedacht. Sie können noch **weitere Nummern bzw. Daten **hinzufügen. Gehen Sie dazu so vor: 1. Klicken Sie auf das **Menü-Symbol ***rechts neben den Feldern*. 2. Wählen Sie aus den zusätzlich verfügbaren Feldern das gewünschte aus. ![image](media://37a813ef-bc99-4f6e-ba26-49b087e490c4) *Büro*: Dieses Feld ist für Raumnummern o.ä. vorgesehen. #### Format von Telefonnummern Geben Sie Telefonnummern vollständig, also mit Ländervorwahl und Regionsvorwahl, aber ohne Bindestriche, Leerzeichen o.ä. an. Sie müssen die Ländervorwahl mit + beginnen. Wenn beim Eingeben eine rote Linie unter der Nummer aufscheint, ist das Format nicht korrekt. ## Kontakt ändern, löschen Sie können nur selbst erstellte Kontakte („private Kontakte“) ändern oder löschen. 1. Wählen Sie den Reiter **Kontakte**. 2. **Suchen **Sie den Kontakt. 3. Rufen Sie die **Detailansicht **des Kontakts auf. 4. Bewegen Sie die Maus über den *unteren rechten *Bereich der Detailansicht und verwenden Sie das entsprechende **Symbol**: - **Stift-Symbol**: Kontakt bearbeiten - **Papierkorb-Symbol**: Kontakt löschen ![image](media://574d3a55-915f-4caa-ad7d-0f6875b3739a) ## Standardnummer Wenn ein Kontakt mehrere Telefonnummern hat, gibt es eine Standardnummer. Das ist die Telefonnummer, die gewählt wird, wenn Sie das **Telefon-Symbol des Kontakts **anklicken. Defaultmäßig ist dies die Arbeitsnummer. Sie können die Standardnummer aber auswählen. Dies gilt für alle Kontakte, nicht nur private. Die Einstellung gilt nur für Sie. Wenn Sie also zum Beispiel bei einem Kontakt aus dem Firmentelefonbuch die Standardnummer setzen, gilt das nicht für Ihre Kollegen. #### Standardnummer auswählen Um die Standardnummer zu setzen, verwenden Sie eine dieser Methoden: - In der **Detailansicht **des Kontakts: Klicken Sie *rechts *neben der gewünschten **Nummer **auf das Favoriten-Symbol. - Im **Kontextmenü **des Kontakts: Klicken Sie auf **Standardnummer setzen **und dann auf die gewünschte Nummernart. ![image-20220101-105442.png](media://88bb9d2d-8ccc-4352-987f-fe7b21f44f64) > ℹ️ Ihre Standardnummer-Auswahl wird auf dem Server gespeichert und gilt damit auf allen Endgeräten, auf denen Sie das Programm verwenden. ## Kontaktgruppen #### Kontakte | Kontaktgruppen-Verwaltung Sie können Kontakte in Gruppen organisieren, um sie leichter zu finden. Ein Kontakt kann gleichzeitig mehreren Gruppen angehören. Eine besondere Kontaktgruppe, die immer vorhanden ist, ist die Gruppe „[Persönliche Favoriten](#)“. > ℹ️ Es kann Kontaktgruppen geben, die von der Systemadministration angelegt wurden. Diese können Sie nicht löschen oder ändern. Um eine Kontaktgruppe zu erstellen, öffnen Sie die Kontaktgruppen-Verwaltung. #### Kontaktgruppen-Verwaltung öffnen Wählen Sie *Kontakte | Kontaktgruppen-Verwaltung*. Alternativ zum Menübefehl können Sie auch das **Symbol Kontaktgruppenverwaltung **verwenden. ![image](media://4b7aa692-a95a-4f84-8e4a-9bd8086903d1) #### Kontaktgruppe erstellen 1. Öffnen Sie die **Kontaktgruppen-Verwaltung**. 2. Klicken Sie auf das **Plus-Zeichen ***rechts oben*. ![Kontaktgruppe erstellen 1.png](media://24bc43ac-1382-4be7-bafa-cc2a84fa5a3b) 3. Geben Sie im Fenster **Kontaktgruppe hinzufügen **einen Namen für die neue Gruppe ein. 4. Suchen Sie in der linken Spalte die gewünschten Kontakte, markieren Sie jeweils einen Kontakt und geben Sie ihn mit dem **Pfeil **nach rechts in die Spalte **Gruppenmitglieder.** 5. Speichern Sie die neue Gruppe. ![Kontaktgruppen 1.png](media://0cdd812b-c9dc-4644-8b6f-075aa24fbb40) Kontaktgruppe bearbeiten 1. Öffnen Sie die **Kontaktgruppen-Verwaltung.** 2. Klicken Sie in der Kontaktgruppen-Verwaltung auf den **Namen der Gruppe**. 3. Im Fenster **Kontaktgruppe bearbeiten **können Sie dann den Namen ändern oder mit den Pfeilen Kontakte hinzufügen/entfernen. > ℹ️ Den Namen der Kontaktgruppe „Persönliche Favoriten“ können Sie nicht ändern. #### Kontaktgruppe löschen 1. Öffnen Sie die **Kontaktgruppen-Verwaltung.** 2. Wenn Sie die Maus über eine Gruppe bewegen, scheint *rechts *in der Zeile ein **Papierkorb-Symbol **auf, mit dem Sie die Gruppe entfernen können. > ℹ️ Die Kontakte selbst werden beim Löschen einer Gruppe nicht gelöscht. > ℹ️ > ℹ️ Die Gruppe „Persönliche Favoriten“ können Sie nicht löschen. ### Sortierung Die Gruppen und auch die Kontakte innerhalb einer Gruppe werden zunächst in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie hinzufügen. Sie können sie aber in eine selbstgewählte Reihenfolge bringen oder sie automatisch sortieren lassen: 1. Öffnen Sie die **Kontaktgruppen-Verwaltung **(siehe oben). 2. Gehen Sie dann wie folgt vor. - Gruppen sortieren: - Selbstgewählte Reihenfolge: Fassen Sie eine Gruppe am **Menü-Symbol **an, das *rechts *in der Zeile aufscheint, und **ziehen **Sie sie an die gewünschte Stelle. - Automatische Reihung der Gruppen: Verwenden Sie das **Symbol Gruppen alphabetisch sortieren ***rechts ganz unten*. - Kontakte innerhalb einer Gruppe: - Klicken Sie die gewünschte Gruppe an um das Fenster **Kontaktgruppe bearbeiten **aufzurufen und nehmen Sie dort die Reihung vor: - Selbstgewählte Reihenfolge: Ziehen Sie unter **Gruppenmitglieder **die Kontakte an die gewünschte Stelle in der Liste. Fassen Sie die Kontakte dazu am Namen an (nicht am Bild). - Automatische Reihung der Kontakte: Verwenden Sie das **Symbol Alphabetisch sortieren ***rechts unterhalb *der Mitglieder-Liste. > ℹ️ Die Sortierungseinstellungen werden lokal, also für den jeweiligen Computer, auf dem Sie das Programm verwenden, gespeichert. ## Favoriten Sie können Kontakte, die Sie häufig verwenden, als Favoriten setzen. Damit scheinen diese in der Kontaktgruppe „Persönliche Favoriten“ auf und Sie können sie schneller finden. ![image](media://1c8370b5-e178-4b11-8b5f-8ce7c41a00d5) Um einen Kontakt als Favorit zu definieren oder wieder aus der Favoritenliste zu entfernen, verwenden Sie eine dieser Methoden: - Klicken Sie das **Favoriten-Symbol **direkt beim Kontakt an. - In der **Kontakt-Detailansicht**: Bewegen Sie die Maus über den *rechten unteren *Bereich der Detailansicht und verwenden Sie dort das **Favoriten-Symbol.** > ℹ️ Mit dem Favoriten-Symbol neben einer Telefonnummer setzen Sie hingegen die [Standardnummer](#). - Wählen Sie im **Kontextmenü **des Kontakts **Zu Favoriten hinzufügen **bzw. **Von Favoriten entfernen*****.*** Blaues Favoriten-Symbol: Kontakt ist als Favorit gesetzt. ![image](media://6aa545b4-5c59-4ca6-84e8-0731f8c5568a) Graues oder weißes Favoriten-Symbol: Kontakt ist nicht als Favorit gesetzt. Sie können die Favoriten-Liste auch in der Kontaktgruppen-Verwaltung zusammenstellen. Sie können diese Gruppe aber nicht löschen oder umbenennen. > ℹ️ Nur im Programm yuuphone*** ***Callcenter Softphone: Zusätzlich zur Liste „Persönliche Favoriten“ kann es in Call Centern die Liste „System-Favoriten“ geben. Diese wird administrationsseitig festgelegt, Sie können sie weder bearbeiten noch löschen. ## E-Mails senden Wenn bei einem Kontakt eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, können Sie die Adresse bzw. das E-Mail-Symbol bei diesem Kontakt anklicken, um eine E-Mail zu senden. Es wird dann aus dem Programm heraus das E-Mail-Programm gestartet. Unter Umständen müssen Sie bei der ersten Verwendung das gewünschte E-Mail-Programm und E-Mail-Konto angeben. Die Verbindung zum E-Mail-Programm wird in den Einstellungen Ihres Betriebssystems gespeichert.